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Matriz de responsabilidades

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Em um projeto grande, poderá haver muitas pessoas que tem algum papel no processo de criação e de aprovação das entregas do projeto. Às vezes esse processo é direto e simples, por exemplo, uma pessoa cria um documento e uma outra pessoa aprova. Em outros casos, poderá haver muitas pessoas envolvidas na criação de uma entrega, e varias outras que necessitam aprová-la.

Para os cenários complicados que envolvem muitas pessoas, é altamente conveniente ter uma Matriz de Responsabilidades para as Entregas. (Também chamado RACI – Responsible, Accountable, Consult and Inform) Isso ajudará a estabelecer as expectativas, e assegurar que as pessoas saibam de suas responsabilidades. Por exemplo, você necessita saber se os membros do Comitê de Direção deverão aprovar o documento dos requerimentos do negócio ou não. A Matriz de Responsabilidade esclarecerá todos os papéis e responsabilidades.

Na Matriz, as pessoas ou (papéis) diferentes, são representados nas colunas da primeira linha, e as entregas são representadas em filas na primeira coluna. Então, utiliza-se os pontos de interseção para descrever a responsabilidade de cada pessoa (ou função) para cada entrega.

Veja abaixo uma Matriz simples e as categorias de responsabilidade sugeridas.

Patrocinador do Projeto Diretor do projeto Gerente do Projeto Equipe do Projeto Comitê de Direção
Termo de Abertura do Projeto A A C R A
Plano de Gerenciamento da Comunicação A R C R A
Requerimentos do Negócio A R R C A
Relatório de andamento do Projeto R R C R R
“A” Significa a pessoa (ou função) que irá aprovar a entrega.
“R” Significa a pessoa (ou função) que irá revisar a entrega.
“C” Significa a pessoa (ou função) que irá criar a entrega. Normalmente há somente uma pessoa responsável pela criação da entrega, embora muitas pessoas podem fornecer informações (input).

Na tabela acima, o documento “Termo de Abertura do Projeto” é criado pelo Gerente do Projeto, e aprovado pelo Patrocinador, pelo Diretor do Projeto e pelo Comitê de Direção. A Equipe do Projeto tem a responsabilidade de revisar o documento.

Os documentos que descrevem os requerimentos do negócio são criados pela Equipe do projeto, revisados pelo Gerente do Projeto e pelo Diretor do Projeto, e aprovados pelo Patrocinador e pelo Comitê de Direção.

O propósito da Matriz de Responsabilidade é proporcionar claridade e obter um acordo sobre quem faz o que, assim podemos definir as colunas com a quantidade de detalhes que faz sentido. Por exemplo, no exemplo anterior, a Equipe do Projeto pode ser substituída por pessoas específicas, responsáveis pela criação dos documentos que descrevem os requerimentos do negócio. Após concluída a Matriz, a mesma deverá ser circulada para aprovação. Se a Matriz for criada dentro do processo de planificação, a mesma poderá ser incluída como anexo no Termo de Abertura do Projeto. Se a Matriz for criada como um documento separado, a mesma também deverá ser circulada para aprovação.

Para que a Matriz de Responsabilidade seja eficaz, é vital que a mesma seja bem clara. A Matriz deverá refletir as expectativas e as responsabilidades das pessoas envolvidas. Por exemplo, se o Patrocinador delegar a responsabilidade de aprovação do documento “Requerimentos do Negócio” a um subordinado, esse fato deverá ser representado na Matriz para que todos saibam. Por outro lado, se o patrocinador decidir que ele aprovará o documento “Requerimentos do Negócio”, então, de fato, somente ele deverá aprová-lo.

A tabela abaixo apresenta alguns exemplos de códigos de responsabilidades que você poderá utilizar.

A Aprovação das entregas
R Revisão das  entregas e fornecer feedback
C Criador, ou seja, o responsável pela criação da entrega. (Normalmente há somente uma pessoa responsável pela criação da entrega, entretanto poderá haver mais pessoas envolvidas. Neste caso as pessoas poderão ser representadas da seguinte forma:)

  • C1 Responsável primário
  • C2 Responsável suplente
  • C3….
I Fornecer Informações
N Notificar quando uma entrega for concluída
M Gerenciar as entregas. Por exemplo: um bibliotecário, (ou a pessoa responsável pelo repositório de documentos)

 

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