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Gestão de riscos com controles internos

em hsm.com.br

Mesmo que não os extingua por completo, prática tem mais condições de minimizar riscos. Para isso, as áreas da empresa precisam se comunicar

 

Que em todos os mercados existem riscos, não é novidade. Assim como o fato de que é necessário identificá-los, mensurá-los e preveni-los, de preferência com dispositivos dentro da própria empresa – premissas nem sempre facilmente aceitas pelo empresariado. Ainda há quem veja os controles internos de gestão de risco como custos, os quais, invariavelmente, sempre são reduzidos.

“É assustador, não é? As empresas não veem a gestão de riscos como possibilidade de reduzir perdas. Somente se lembram dela em casos de fraudes, perdas de dados de sistemas, problemas com segurança da informação, sucessão de pessoas-chave, etc. A cultura do jeitinho, infelizmente, continua com frases como: ‘Vai fazendo, depois pensamos como controlar’ ou ‘O auditor falou, mas quem manda aqui sou eu’, e assim por diante”, observa Marcos Assi, sócio-diretor da Daryus Consultoria.

O especialista, autor do livro Gestão de riscos com controles internos (ed. Saint Paul), destaca que os profissionais que atuam na área de gestão de riscos brincam com o hábito de serem lembrados apenas para extinguir incêndios, quase nunca pelo sucesso na prevenção ou criação de controles para evitar que os incêndios aconteçam.

Ele aponta que o fato de as áreas internas de uma empresa não se comunicarem torna ainda mais difícil qualquer processo de integração ou controle. “Já prestei serviços e trabalhei em grandes instituições nas quais as áreas de compliance, controles internos, segurança da informação, riscos e controladoria não alinhavam as necessidades. Mal sabem eles que a gestão de riscos só funciona com a força do conjunto, ninguém faz nada sozinho. Falta humildade de reconhecer as falhas, defeitos e necessidade de melhorias”, garante.

Com a corda no pescoço

Na prática, em muitos casos, os avanços nessa área só entram em pauta quando existe uma grande crise, como a quebra do banco Panamericano, em 2010. Foi quando até mesmo veículos de comunicação, desacostumados a abordar o tema, saíram a campo em busca de especialistas que pudessem explicar como aquilo pode ter acontecido, se o Banco Central, teoricamente, tinha as ferramentas de gestão para detectar quaisquer problemas em uma instituição financeira.

Mesmo que os controles internos não extinguam completamente os riscos, têm como pressuposto minimizá-los. Talvez porque, no Brasil, o tamanho do Estado seja visto como um empecilho ao desenvolvimento, sempre que a palavra “controle” é citada, soa na cabeça do empresário um alarme: burocracia. “Controle de gestão de riscos é, em certos casos, burocracia, sim, mas não basta ter políticas, necessitamos exercitá-las. Afinal, muitos já leram a Bíblia, mas poucos a praticam. Gestão de riscos e controles internos, infelizmente, funcionam assim: escrevemos, publicamos, divulgamos, mas as pessoas não querem praticar”, analisa Assi.

Tecnologia exige ainda mais controle

O medo da gestão de riscos vira pavor quando se pensa que, na era da informação, o principal ativo de uma empresa pode não ser um bem material. Há algum tempo, manejar riscos de empresas que mexiam com tecnologias da informação era bloquear sites, e-mails pessoais, sites de relacionamento.

Como a evolução é um trem desgovernado, com o aparecimento de smartphones, iPads, iPhones e outros dispositivos móveis, a tarefa se tornou quase inglória, mas necessária. Virou um dos grandes campos de batalha para evitar fraudes, perdas de dados e crises empresariais ou sistêmicas. “É difícil acompanhar mesmo. Processamos milhões de bites diariamente”, reconhece Assi. “A questão é cultural e operacional. Os profissionais de diferentes áreas necessitam buscar e acompanhar as mudanças, pois hoje o mundo é virtual, nas nuvens”, conclui.

Sucesso da mudança depende das pessoas

em hsm.com.br

 

David Miller elenca os seis fatores críticos para a implementação de uma mudança corporativa bem-sucedida

 

Em um mundo globalizado, com mercados cada vez mais competitivos, as organizações precisam ser ágeis e estar preparadas para mudanças, sobretudo para enfrentar as resistências internas.

David Miller, fundador da consultoria britânica Changefirst, em seu livro Successful Change, lançado recentemente no Brasil sob o título Gestão de Mudança com Sucesso – Uma abordagem focada em pessoas, descreve os seis fatores críticos que garantem o êxito das mudanças.

1.    Compartilhar o propósito

Inicialmente, é preciso uma comunicação transparente em todos os níveis. Articular, comunicar e manter um propósito compartilhado ajuda a criar energia, urgência e unidade. É o primeiro passo na implementação de uma mudança, direcionando o foco para os colaboradores, mantendo sua determinação e motivação, fazendo com que trabalhem para alcançar e manter os objetivos.

Para os gestores que lideram as mudanças nas várias áreas da empresa, um propósito compartilhado demonstra clareza de direção, reduzindo a confusão que muitas vezes gera uma demanda por mudança desnecessária.

2.    Liderança efetiva

Quando a liderança é forte, os colaboradores tendem a se mover rapidamente, apoiando a iniciativa. Uma liderança eficaz, tanto com os sponsors como com os agentes de mudança, é fundamental para a sinalização clara da intenção, criando uma dinâmica, aumentando a credibilidade e vencendo a resistência inicial.

Avaliar e desenvolver a eficácia dos líderes da mudança deve ser um procedimento padrão, uma vez que o propósito compartilhado e a intenção da mudança foram suficientemente definidos.

3.    Processos de engajamento

Comunicação transparente e liderança forte ajudam, mas não são suficientes. Para superar a resistência e construir o compromisso com a mudança, são necessários processos de engajamento. Abordagens formais e planejadas precisam ser desenvolvidas para atrair os funcionários para o projeto, ajudando-os a lidar com suas dúvidas, construindo uma vontade de vencer e incentivando-os a adotar novos comportamentos.

Segundo Miller, há quatro principais processos que contribuem para o compromentimento eficaz: envolver as pessoas de forma significativa, dando-lhes um sentimento de controle, e gerenciar a capacidade disponível de cada uma; oferecer oportunidades de aprimoramento e formação para se adequarem às mudanças; recompensar os indivíduos para que se engajem e se comportem de novas maneiras; e assegurar que a comunicação ocorra de forma clara, tornando prático o que está acontecendo.

4.    Comprometimento dos sponsors

Mudanças muitas vezes falham quando surge uma lacuna entre o que alta direção anuncia e as subsequentes ações departamentais. Se os gestores locais são ignorados e não convocados pelos sponsors de nível organizacional, não haverá bons resultados.

Para maximizar a eficácia do processo, os líderes precisam assumir a responsabilidade pessoal para a mudança em suas áreas. O papel do sponsor local é fundamental para fazer a conexão entre o trabalho feito pela organização com a nova realidade e o que as pessoas têm de mudar em seu ambiente local, para que a iniciativa seja bem-sucedida.

5.    Forte relação pessoal

As organizações precisam que os funcionários se apropriem da mudança, e que se responsabilizem pelos aspectos que podem ser controlados ou impactados. Uma forte relação pessoal existe quando os indivíduos afetados pela mudança reconhecem que não podem continuar a trabalhar da forma atual, e quando acreditam que a mudança é positiva e traz benefícios para todos.

6.    Desempenho pessoal sustentado

Por fim, mas não menos importante, os líderes do processo de mudança devem estar atentos às reações dos colaboradores, que se preocupam com os impactos negativos em sua carreira. Eles precisam identificar essas questões e trabalhar para erradicar e diminuir a resistência. Se os problemas pessoais dos indivíduos comprometidos são ignorados e se o comprometimento for perdido, o processo de mudança será prejudicado.

Criatividade e motivação

por Jairo Siqueira em qualidadebrasil.com.br

Todos nós ansiamos por um trabalho que tenha sentido e que crie oportunidades de contribuirmos ativamente para o sucesso da organização e promover nosso crescimento pessoal e profissional. As pessoas podem aplicar níveis extraordinários de esforço e dedicação quando têm estas oportunidades.

Criar as condições apropriadas para apoiar, orientar e recompensar os bons resultados são as tarefas mais importantes de um líder inovador. O primeiro grande desafio do líder inovador é eliminar as barreiras que impedem as pessoas de ter orgulho de seu trabalho e de aplicar plenamente seus conhecimentos e habilidades.

Embora reconheçam isto, muitas organizações têm sido administradas com base em conceitos equivocados sobre as pessoas e suas motivações básicas. Algumas das idéias erradas sobre a motivação das pessoas:

  • motivação como um combustível, que pode ser injetado no sistema. Para restaurar o nível de motivação basta levar o pessoal periodicamente ao posto de abastecimento: palestras e seminários sobre motivação, campanhas motivacionais, apelos e exortações para que “vistam a camisa”. Estas atividades não são em si desprovidas de importância, mas tornam-se inúteis se as empresas mantêm intactas práticas gerenciais, processos e estruturas que impedem as pessoas de fazer um trabalho bem feito.
  • A motivação como uma reserva de valor pessoal, que pode ser comprada em parcelas. Para restaurar o nível, basta sacar o talão de cheques: participação nos lucros, prêmios, gratificações e outras formas de recompensas monetárias. É claro que o dinheiro tem uma grande importância na vida das pessoas. Contudo, sem remover as barreiras organizacionais que impedem as pessoas de irem além de suas contribuições rotineiras é um desperdício que só gera frustração entre os dirigentes e cinismo entre os trabalhadores.
  • O dinheiro como a única recompensa importante. As recompensas econômicas eqüitativas são uma base importante para se construir um ambiente de trabalho produtivo e criativo, mas não são suficientes. Além de suprir as suas necessidades de uma vida decente, saudável e segura, as pessoas anseiam por uma realização social e profissional, de serem reconhecidas por suas competências e de serem aceitas como produtivas e valiosas.

Os líderes inovadores reconhecem que o dinheiro, a remuneração justa e eqüitativa, têm um papel muito importante na motivação. Mas vão além e trabalham ativamente para remover as barreiras que impedem as pessoas de colocar os seus talentos, a criatividade e conhecimentos a serviço da melhoria continua dos serviços, dos produtos e da plena satisfação de seus clientes. Nesta importante tarefa, os líderes inovadores adotam os seguintes princípios:

Princípio da participação

A motivação tende a aumentar à medida que as pessoas têm a oportunidade de assumir responsabilidades e participar das decisões que afetam o seu trabalho e os seus resultados. Uma das melhores formas de garantir elevados desempenhos é dar às pessoas a sensação de propriedade do seu trabalho, tornando-as responsáveis pelo sucesso do seu “negócio”.

Princípio da delegação

A motivação tende a aumentar à medida que se delega às pessoas a autoridade para tomar as decisões que afetam os resultados de seu trabalho. Dar autoridade às pessoas para tomar as suas próprias decisões lhes confere um interesse genuíno nos resultados e dedicação à causa de seus clientes.

Princípio da comunicação

As pessoas que são mantidas informadas sobre os acontecimentos que influem sobre o seu trabalho tendem a manter elevados níveis de motivação. Manter as pessoas informadas sobre a empresa, seus planos e objetivos é um sinal claro de que o líder tem a mais alta consideração pelos seus auxiliares e não os vê meramente como uma engrenagem do sistema.

Princípio do reconhecimento

O reconhecimento das contribuições feitas pelas pessoas tende a manter elevados níveis de motivação e a perpetuar os bons desempenhos. Quando reconhecemos um trabalho bem-feito, estamos deixando bem claro que a pessoa recompensada é um membro valioso e importante da equipe, e que o seu exemplo e suas contribuições merecem ser seguidos.

Em resumo, mais do que nunca, o segredo do sucesso de uma organização está na sua habilidade de atrair pessoas criativas e de aproveitar plenamente o capital intelectual de sua equipe. Para isto, ela tem de se tornar um ambiente em que as pessoas criativas tenham a oportunidade de desenvolver e aplicar seus talentos, e se sintam valorizadas e amadas pelo que são e pelo que produzem.

O planejamento estratégico hoje, adianta?

por Bernardo Leite, em Qualidadebrasil.com.br

O momento é muito oportuno para o tema. Mas não estamos nos referindo às promessas de “Revellion”, divertidas e pouco eficazes. Até podemos admitir que a evidência daoportunidade gregoriana de mudança de ano reforça mais um motivo para a análise, reflexão, crítica e reposicionamento da vida e dos negócios.

Na realidade, o nosso assunto refere-se ao “exercício” real de revisão, análise, projeção e preparação das novas expectativas e necessidades, nossas e dos nossos negócios. Uma ação cada vez mais necessária para todas as organizações.

Gosto de iniciar o processo de aprendizagem sobre o planejamento estratégico com uma definição de planejamento bastante despretensiosa, mas objetiva.

Planejamento é: pensar antes de fazer! Pode parecer muito simples, mas como as pessoas têm dificuldade para fazer isso!

Por sua vez, estratégia exige escolhas. Portanto, planejar passa a ser estratégico quando temos que fazer escolhas!

Vamos nos lembrar de que fazer escolhas é definir o que vai se perder! Temos que optar. Esta é uma das razões da dificuldade. E a vida é feita de escolhas.

Há críticos contumazes que questionam o “como fazer planejamento em uma situação de incertezas e mudanças extremamente rápidas?”. Para responder esta e outras questões sobre o planejamento temos que entender, primeiro, o que planejamento não é, ou seja, a negação da idéia.

Por exemplo, não é previsão

A bem da verdade é exatamente por essa razão que o Planejamento Estratégico é necessário. Planejar é necessário exatamente porque não é possível prever!

Também não é um instrumento de decisões futuras. Na prática é um meio de se tomar, hoje, as decisões que atuarão sobre o futuro que desejamos!

Não é um meio de eliminar riscos. É sim um meio para ajudar na avaliação dos riscos que teremos que assumir!

Estratégia não é tendência. Estratégia é escolha e envolve a definição de futuro desejado. Temos que criar o nosso futuro. Vou citar uma frase obrigatória para o melhor entendimento deste ponto: “para continuar no jogo basta simplesmente chegar onde os outros já estão, mas acredito que vencedores, em última instância, serão aqueles com capacidade de desenvolverjogos fundamentalmente novos”, Gary Hamel.

Finalmente estratégia não é abranger tudo. Aliás, esta pode ser a própria característica básica do planejamento. “Ter planejamento é definir, antes de tudo, o que não fazer!

Este ponto é particularmente importante como fator de contribuição do Planejamento Estratégico: a definição do foco!

Sabemos que todas as organizações sempre trabalharão com restrições de recursos. Portanto focar a ação e possibilitar a conjugação dos esforços da organização para o alvo pretendido é determinante para o sucesso desejado.

Em suma, ter foco é prerrogativa do posicionamento estratégico. Sem isso corremos grande risco de muito esforço e pouco resultado (já sentiram isso?).

Pois bem, não vamos nos aprofundar nas definições e procedimentos do planejamento estratégico.

Para conseguirmos agregar valor com o Planejamento Estratégico além do foco temos que dar inicio á administração da estratégia, ou seja: a comunicação da estratégia para toda a empresa!

Importante frisar que a comunicação não é outra ação, é a mesma ação, faz parte do planejamento estratégico. Sim, principalmente porque uma das maiores contribuições da estratégia é o de aglutinar esforços, orientar investimentos e permitir a definição de metas que possam agregar valor aos objetivos pretendidos. Algo como remar para o mesmo lado e direção!

Estamos afirmando, então, que as decisões e informações derivadas do planejamento estratégico devem ser comunicadas a todos. Isso não significa dizer que tenho que passar os “segredos” do negócio para toda a empresa. Há estágios e alçadas para cada nível organizacional.

O importante é que todos recebam as exigências que a estratégia impõe para o negócio de maneira que possamos colocar esforços para gerar nossa contribuição ao resultado global. É isto que se espera de todos na empresa.

Percebam porque a comunicação das decisões estratégicas é fator inerente do planejamento e dos resultados. Afinal, como exigir se não houver orientação, definição de foco e de expectativas do negócio.

Lembrem-se, competências só merecem esse nome quando agregam valor ao negócio, portanto, quando agregam valor às necessidades estratégicas.

Desejamos que esta abordagem possa salientar a importância do Planejamento Estratégico na condução dos negócios. É um eqüívoco dizer que não se pode planejar nos dias de hoje.

Planejar é definir o caminho para o resultado esperado!

Coloquem os seus esforços a serviço dos objetivos consensados e aprovados e terão resultados.

Não espere pelas condições ideais

por Carlos Hilsdorf em Qualidadebrasil.com.br

Se você quer construir uma bela carreira no mundo corporativo, comece sendo lúcido e consciente sobre a seguinte questão: não haverá condições ideais! Sempre digo que umaempresa é uma amostra estatística da sociedade, colocada sobre pressão.

Assim, todas as idiossincrasias que encontramos na sociedade, todos os tipos de caráter, personalidade e comportamentos, podem ser esperados – e como estão sobre pressão, na maioria das vezes, não apresentarão sua melhor face.

Isso complica ainda mais o já complexo universo de relações humanas, pelas particularidades da competição exponencial à qual somos submetidos.

Para manter-se motivado e emocionalmente estável é fundamental parar de esperar por condições ideais, elas raramente existem e quando estão presentes é apenas por tempo muito limitado.

Temos que aprender a manter o equilíbrio, o discernimento e senso crítico em meio ao caos, à fogueira das vaidades e todas as outras demandas interpessoais envolvidas no relacionamento com superiores, pares e equipes.

Ser otimista é bom; ser ingênuo, não! Comece a analisar as coisas sob a ótica das repercussões.

Pergunte-se:

  1. Se eu agir agora o que acontecerá? Qual a tendência? Quais as repercussões?
  2. Se eu esperar um pouco mais para agir, o que acontecerá? Quais as tendências? Quais as repercussões.

No dia a dia da profissão muitas coisas às quais reagimos imediatamente, seriam naturalmente resolvidas em seu curso normal. As tensões seriam dissipadas e o desgaste seria menor. Nem sempre agir e reagir imediatamente é a melhor opção! Em contrapartida, outras situações irão se agravar se não agirmos imediatamente. Nestes casos, esperar não é nem um pouco sensato. Claro que é preciso perspicácia, bom senso e senso crítico para saber a diferença entre as estratégias A e B.

E você conhece algo que valorize mais o currículo que perspicácia, bom senso e senso crítico? Neste momento existe algo que precisa ser feito, uma série de obstáculos e pessoas que se interpõe entre a sua ação e a solução necessária… O quadro é: não existem as condições ideais para agir! Não espere pelas condições ideais. Comece com o que você tem.

Vença uma etapa de cada vez e, à medida que surgirem os conflitos interpessoais inerentes a “mexer” em áreas comuns, lembre-se das duas perguntas citadas anteriormente. Continue fazendo o que deve ser feito e administrando os “ônus” de trabalhar com pessoas sobre pressão, muitas vezes, confusas, oponentes e vaidosas.

Cuidando sempre para não vir a compor este mesmo quadro.